Körjournal och trängselskatt: så skiljs tjänst från privat

Trängselskatt i tjänstebilen – en egen fråga

Trängselskatt tas ut vid passage av betalstationer i Stockholm och Göteborg. Liknande avgifter, så kallade infrastrukturavgifter, tas ut vid vissa broar, och Skatteverket behandlar dem skattemässigt på samma sätt som trängselskatt. Fakturan skickas till den som äger eller leasar bilen, och för en tjänstebil eller förmånsbil är det normalt arbetsgivaren som betalar den löpande. Det är själva betalningen av en anställds privata resa som är den skattemässiga frågan, inte trängselskatten som sådan.

Frågan hör ihop med körjournalen av samma skäl som bilförmånen och milersättningen gör: det är uppgiften om resans ärende som avgör om en passage var en tjänsteresa eller en privat resa. En översikt över de olika sätten att dokumentera resor, och varför dokumentationen spelar roll, finns på startsidan om körjournal. Den här sidan går igenom specifikt vad som gäller för trängselskatt och infrastrukturavgift som arbetsgivaren betalar.

I praktiken märks frågan först när fakturan eller betalningsbeskedet från Transportstyrelsen landar hos arbetsgivaren, ofta veckor efter att resorna gjordes. Utan en körjournal att jämföra med är det då svårt att i efterhand minnas vilka passager som hörde till ett kundbesök och vilka som var en avstickare till förskolan. Det är en av anledningarna till att löne- eller ekonomiavdelningen brukar efterfråga samma uppgifter om ärende och resa som redan ska finnas i körjournalen av andra skäl, snarare än att behandla trängselskatten som en helt egen rapportering.

När blir trängselskatten en skattepliktig förmån?

Betalar arbetsgivaren trängselskatt eller infrastrukturavgift för en anställds privata resa i en förmånsbil är det, enligt Skatteverket, en skattepliktig förmån. Förmånen värderas och beskattas separat, utanför det schablonberäknade bilförmånsvärdet som beskrivs på sidan om förmånsbil och körjournal. Två belopp hålls alltså isär: bilförmånens värde för själva dispositionsrätten till bilen, och trängselskatteförmånens värde för den enskilda betalda passagen.

Betalar arbetsgivaren i stället trängselskatt för en anställds privata resa i en bil som inte är en förmånsbil, till exempel en ren tjänstebil utan förmånsvärde eller den anställdas egen bil, beskattas betalningen i stället som vanlig lön. Principen är densamma i båda fallen: betalar arbetsgivaren för en privat resa uppstår en skattepliktig förmån eller lön, oavsett hur bilen i övrigt är klassad.

En vanlig missuppfattning är att en nollställd bilförmån, till exempel för att den privata körningen stannat inom 100-milsgränsen, även tar bort trängselskatteförmånen. Det stämmer inte. De två förmånerna bedöms var för sig. En förare kan ha en bilförmån satt till noll på grund av ringa privat användning, och ändå få en trängselskatteförmån för de enstaka privata resor som faktiskt gjordes och där arbetsgivaren betalade avgiften.

Körjournalen avgör fördelningen

Skatteverket pekar på körjournalen som underlag för att skilja privata passager från tjänstepassager. En elektronisk körjournal registrerar normalt resorna automatiskt, men fångar inte alltid syftet av sig själv – det behöver arbetsgivaren eller föraren lägga till, precis som för övriga tjänsteresor. En pappersjournal eller ett kalkylark fungerar lika väl, så länge varje resa har datum, sträcka och ett ärende som går att kontrollera i efterhand, enligt samma principer som beskrivs på sidan om vad Skatteverket kräver av en körjournal.

Visar journalen inte vilken enskild betalstation som passerades vid varje resa går det ändå att räkna fram en rimlig fördelning. Arbetsgivaren kan utgå från Transportstyrelsens beslut om periodens totala belopp och antal passager, och proportionera beloppet efter hur stor andel av passagerna som enligt körjournalen var privata. För Göteborgs flerpassageregel, där bara det högsta beloppet för dagen debiteras även om flera passager skett, används på samma sätt det totala antalet passager i beslutet som grund för proportioneringen.

Tjänsteresor ger ingen förmån

En trängselskatt som uppstår under en ren tjänsteresa i en förmånsbil eller tjänstebil ger ingen skattepliktig förmån för föraren. Kostnaden är i stället en vanlig företagskostnad för arbetsgivaren, på samma sätt som drivmedel eller andra utlägg under resan. Det som avgör är fortfarande körjournalens uppgift om ärende: en resa till en kund eller ett möte, med besökt företag eller person noterat, är en tjänsteresa och ger inget förmånsunderlag för passagen.

Det gör att en och samma bil kan ge upphov till både en skattefri passage och en skattepliktig förmån under samma period, beroende på vilken resa passagen hörde till. Utan en körjournal som skiljer resorna åt finns inget enkelt sätt att visa vilken del som var tjänst, vilket gör det svårare att bestrida en för hög schablonmässig uppskattning om en kontroll skulle ifrågasätta fördelningen.

Samma resonemang gäller en resa som är en blandning av tjänst och privat, till exempel när ett kundbesök följs av ett privat ärende innan bilen körs hem. Körjournalen bör då dela upp resan i sina beståndsdelar i stället för att registrera hela turen som endera delen. Vilken eller vilka betalstationer som hör till den privata delen av resan behöver framgå på samma sätt som sträckan gör i en vanlig journalrad, så att fördelningen inte behöver uppskattas i efterhand utifrån minnet.

Egen bil i tjänsten: håll isär trängselskatt och milersättning

Vid tjänsteresor med en anställds egen bil betalas skattefri milersättning med 25 kr per mil enligt milersättning 2026. Det beloppet är tänkt att täcka bilens drift och slitage, inte enskilda avgifter som trängselskatt eller broavgift för just den resan. En trängselskatt som föraren själv betalat för en tjänsteresa med egen bil hanteras därför normalt som ett separat utlägg mot kvitto eller betalningsbesked, skilt från milersättningen, om arbetsgivarens rutin medger kostnadsersättning för sådana avgifter.

För att utlägget ska gå att koppla till rätt resa behöver körjournalen eller reseräkningen visa att passagen hörde till den aktuella tjänsteresan, med datum och ärende som stämmer överens med kvittot eller betalningsbeskedet. Utan den kopplingen är det svårare att skilja en tjänsterelaterad avgift från en privat passage som föraren råkar ha betalat samma dag.

En skriven rutin för hur utlägg för trängselskatt och broavgift ska rapporteras, och inom vilken tid, gör det lättare för både föraren och lönekontoret att hålla ordning på vilka belopp som redan är ersatta. Rutinen kan med fördel hänvisa till samma körjournalsmall som används för övriga tjänsteresor, så att ärenderaden och kvittot pekar på samma resa i stället för att behöva stämmas av separat.

Redovisning, tidpunkt och skriftlig överenskommelse

Trängselskatteförmånen beskattas normalt under den andra månaden efter den månad då den privata passagen skedde, eftersom uppgifterna om vilka passager som gjorts når arbetsgivaren med viss fördröjning efter Transportstyrelsens beslut. Förmånen räknas då in i underlaget för skatteavdrag på lönen för den månaden, och arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgifter på beloppet på samma sätt som för andra löpande förmåner.

Om den anställda i stället betalar tillbaka hela det skattepliktiga beloppet till arbetsgivaren uppstår ingen förmån alls. Eftersom fakturan och därmed återbetalningen ofta kommer månader efter att resan gjordes är en skriftlig överenskommelse om hur återbetalningen ska gå till en rimlig rutin, så att varken föraren eller lönekontoret behöver minnas detaljerna i efterhand. Utländska vägtullar och broavgifter följer enligt Skatteverket samma princip som svensk trängselskatt och infrastrukturavgift.

En elektronisk körjournal som taggar varje resas syfte direkt gör det enklare att i efterhand visa vilka passager som hörde till en tjänsteresa och vilka som var privata, i stället för att försöka rekonstruera det när fakturan från Transportstyrelsen kommer veckor eller månader senare.

Jämför tre situationer

Tabellen sammanfattar vem som normalt betalar trängselskatten, om en förmån uppstår, och vad körjournalen behöver visa i var och en av de tre vanligaste situationerna. Den är en allmän utgångspunkt, inte en bedömning av ett enskilt fall.

Vanliga frågor

Ingår trängselskatten i bilförmånsvärdet?

Nej. Trängselskatt och infrastrukturavgift som arbetsgivaren betalar för privata resor i en förmånsbil värderas och beskattas separat, utanför det schablonberäknade bilförmånsvärdet.

Kan trängselskatten bli en förmån även om bilförmånsvärdet är satt till noll?

Ja. Även när bilförmånen är nedsatt till noll på grund av ringa privat körning kan en betald trängselskatt för en privat resa ändå bli en egen, separat skattepliktig förmån.

Måste körjournalen visa exakt vilken betalstation som passerades?

Det förenklar, men är inget krav. Enligt Skatteverket kan arbetsgivaren utgå från körjournalens uppdelning i tjänst och privat och proportionera periodens totala faktura efter andelen privata passager, om journalen inte skiljer ut varje enskild passage.

Gäller samma regler för trängselskatt vid tjänsteresa med egen bil?

Nej, det är en annan situation. Trängselskatt som uppstår under en tjänsteresa med egen bil hålls normalt isär från den skattefria milersättningen och ersätts separat som ett utlägg, om arbetsgivarens rutin medger det.

När beskattas trängselskatteförmånen?

Normalt under den andra månaden efter den månad då den privata passagen skedde, eftersom uppgifter om passagerna når arbetsgivaren med viss fördröjning. Förmånen ingår då i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för den löneutbetalningen.

Kan den anställda betala tillbaka trängselskatten för att slippa förmånsbeskattning?

Ja. Betalar den anställda hela det skattepliktiga beloppet till arbetsgivaren uppstår ingen förmån. Eftersom fakturan och betalningen ofta kommer med fördröjning är en skriftlig överenskommelse om detta en bra rutin.

Gäller reglerna även utländska vägtullar och broavgifter?

Ja, enligt Skatteverket följer utländska vägtullar och broavgifter samma princip som svensk trängselskatt och infrastrukturavgift när arbetsgivaren betalar för en anställds privata resa.