Körjournal för enskild firma

I en enskild firma finns ingen arbetsgivare som betalar milersättning och ingen lönechef som attesterar reseräkningar. Det är du själv som avgör vilka resor som hör till verksamheten, och det är du själv som måste kunna visa det i efterhand. Just därför är en löpande förd körjournal så viktig: den förvandlar ett påstående i deklarationen till något som går att kontrollera.

Gränsen mellan privat och affärsmässig körning är ofta otydlig för den som driver eget. Bilen står hemma, samma resa kan innehålla både ett kundbesök och ett ärende för familjen, och arbetsdagen har inga fasta tider. Utan underlag blir det svårt att försvara avdragen, och Skatteverket kan då vägra dem eller bedöma körningen på ett sätt som blir dyrare för dig.

Två situationer för enskild firma

Hur körjournalen används beror på vem som äger bilen skattemässigt. För en enskild näringsidkare finns i praktiken två vägar, och reglerna skiljer sig åt i grunden.

1. Privat bil som används i näringsverksamheten

Den vanligaste situationen är att bilen ägs privat och att du ibland kör den i verksamheten – till kunder, leverantörer, byggen eller möten. Då bokförs inga av bilens kostnader i firman. I stället gör du ett schablonavdrag med 25 kronor per mil för körningen i näringsverksamheten. Schablonen ska täcka bilens samtliga kostnader: drivmedel, försäkring, fordonsskatt, service, slitage och värdeminskning.

Avdraget förutsätter att milen verkligen är körda i verksamheten. Körjournalen styrker antalet mil och visar för varje resa datum, sträcka, ärende och motpart – alltså vem du besökte och varför. Resor mellan bostaden och ett fast verksamhetsställe räknas normalt inte som körning i verksamheten, på samma sätt som resor mellan hem och arbete för en anställd. Beloppen för anställda och förmånsbilar finns på sidan om milersättning 2026.

2. Bilen är bokförd som tillgång i firman

Den andra vägen är att bilen köps in till verksamheten och bokförs som inventarium. Då bokförs alla bilkostnader i firman: drivmedel, försäkring, skatt, service, reparationer och avskrivningar. Det kan vara fördelaktigt när bilen till största delen används i verksamheten, men det för med sig ett krav på särredovisning.

Eftersom kostnaderna redan ligger i firman får den privata körningen inte belasta verksamheten. Privat användning av en bil som är inventarium kan utlösa uttagsbeskattning eller förmånsbeskattning. Körjournalen är det som visar fördelningen mellan privat körning och körning i verksamheten – resa för resa och summerat över året. Utan den blir det svårt att visa hur stor den privata delen faktiskt var.

Momsreglerna för bilar är detaljerade och beror bland annat på om bilen är en personbil eller en lätt lastbil, om den köps eller leasas och hur den används. Tabellen ger bara en översikt. Stäm av den egna situationen med Skatteverket eller en redovisningskonsult innan du bestämmer dig för att bokföra bilen i firman.

Vad körjournalen ska innehålla

Skatteverkets rekommendationer gäller innehållet, inte formen. För en enskild firma är grunderna desamma som för alla andra: för varje resa ska det framgå

• datum
• mätarställning vid resans start och slut
• sträcka i kilometer eller mil
• ärende – vad resan gällde
• motpart – företag eller person som besöktes

Till det kommer uppgifter om bilen och mätarställning vid årets början och slut. Den fullständiga listan, med förklaring av varför varje fält behövs, finns på sidan om vad Skatteverket rekommenderar att körjournalen innehåller. Vill du börja direkt finns en färdig mall att skriva ut eller ladda ner.

Är bilen inventarium i firman behöver journalen dessutom omfatta de privata resorna, inte bara de affärsmässiga. Det är helheten som gör det möjligt att visa hur stor andel som var privat.

Bokföring och dokumentation

Körjournalen är räkenskapsinformation. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation sparas i sju år – till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För en enskild firma, där räkenskapsåret oftast är kalenderåret, innebär det att journalen för 2026 ska sparas till och med 2033.

Skatteverket kan som huvudregel efterbeskatta sex år tillbaka. Saknas dokumentation, eller är den bristfällig, kan avdrag vägras och skattetillägg tas ut. Skattetillägget är 40 procent av den undanhållna skatten när det gäller inkomstskatt och 20 procent när det gäller arbetsgivaravgifter. Det är alltså inte bara avdraget som står på spel, utan ett påslag ovanpå.

Skatteverket godkänner eller certifierar inte körjournalsprogram. Ingen app, ingen enhet och inget kalkylark är ”godkänt” av myndigheten. Det som avgör är om uppgifterna är fullständiga, förda i nära anslutning till resorna och går att kontrollera mot annan dokumentation, till exempel fakturor, kalender och kvitton.

Om du vill slippa skriva för hand kan en automatisk körjournal registrera resorna åt dig. Cartrackers digitala körjournal är ett sådant alternativ – och vad den kostar framgår av prislistan på cartracker.se. Andra typer av lösningar, från papper till appar, jämförs i vårt register över leverantörer.

När firman växer

Anställer du någon som kör i verksamheten, eller ombildar firman till aktiebolag, ändras frågorna: då kommer milersättning till anställda, förmånsbilar och presumtionen om privat användning in i bilden. Hur ett företag med flera förare kan organisera journalen beskrivs på sidan om körjournal i företaget. En översikt över alla typer av körjournal finns på startsidan.

Vanliga frågor

Måste enskild firma ha körjournal om bilen är privat?

Det finns inget lagkrav på en viss form, men den som gör avdrag för körning med privat bil i näringsverksamheten måste kunna visa att milen är körda i verksamheten. En körjournal med datum, mätarställningar, sträcka, ärende och motpart är det vanligaste och tydligaste underlaget.

Vad är skillnaden mot att ha bilen som firmabil?

Med privat bil gör du ett schablonavdrag per mil för tjänstekörningen. Är bilen bokförd som inventarium i firman bokförs i stället alla bilkostnader i verksamheten, och den privata körningen måste särredovisas eftersom den kan leda till uttagsbeskattning eller förmånsbeskattning.

Hur mycket är avdraget per mil 2026?

För körning i näringsverksamheten med privat bil är schablonavdraget 25 kronor per mil 2026. Beloppet ska täcka bilens samtliga kostnader, till exempel drivmedel, försäkring, slitage och värdeminskning.

Hur länge måste jag spara körjournalen?

Körjournalen är räkenskapsinformation och ska enligt bokföringslagen sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Skatteverket kan som huvudregel efterbeskatta sex år tillbaka.

Godkänner Skatteverket ett visst körjournalsprogram?

Nej. Skatteverket godkänner eller certifierar inte körjournalsprogram. Det som avgör är att uppgifterna i journalen är fullständiga och tillförlitliga, oavsett om den förs på papper, i ett kalkylark eller i ett system.