Körjournal i företaget: aktiebolag och fåmansbolag

Varför körjournalen är företagets fråga

Kort svar: ett aktiebolag eller fåmansbolag behöver en gemensam rutin för hur alla förare för journalen, en attest där någon granskar den innan den används för lön och förmåner, och en arkivering som gör att journalen kan tas fram i minst sju år.

Det är föraren som för körjournalen, men det är företaget som redovisar förmånerna och betalar ut milersättningen. Blir underlaget fel är det därför sällan bara förarens problem. Arbetsgivaren kan påföras arbetsgivaravgifter på en förmån som inte redovisats, och skattetillägg på 20 procent kan tillkomma på dem. För föraren kan skattetillägget på inkomstskatten vara 40 procent av den undandragna skatten.

Det gör körjournalen till en del av företagets interna kontroll snarare än en personlig anteckning. Frågan är inte bara om journalen finns, utan om den förs på samma sätt av alla, granskas innan den ligger till grund för lön och går att ta fram flera år senare.

Fåmansbolaget – där presumtionen väger tyngst

I ett fåmansbolag är ägaren ofta också den som kör bolagets bil, och bilen står hemma vid familjens bostad. Har föraren dispositionsrätt till bilen presumeras att den används privat, enligt rättspraxis som RÅ 2001 ref. 22 och RÅ 2010:30. Presumtionen gäller oavsett om bolaget har en eller hundra anställda, men i fåmansbolaget finns sällan någon annan som kan intyga hur bilen använts.

Det är därför fåmansbolag brukar få de mest ingående frågorna. En journal med mätarställningar vid årets början och slut, alla resor och tydliga ärenden är det starkaste underlaget som finns. Efterhandskonstruktioner med runda siffror och upprepade ärenden är det svagaste. Mer om presumtionen och gränserna finns på sidan om ringa privat användning.

Driver du i stället enskild firma är frågan en annan: där handlar det om avdrag för egen bil eller om att särredovisa privat körning med en bil som är inventarium. Det beskrivs på sidan om körjournal i enskild näringsverksamhet.

En rutin i fem steg

1. Bestäm formen. Papper, mall eller system – Skatteverket kräver ingen viss form, men alla förare bör använda samma så att underlaget går att granska. Börjar ni med papper eller kalkylark finns en gratis körjournalsmall och en guide till körjournal i Excel med formler för avstämning.
2. Bestäm innehållet. Utgå från det Skatteverket rekommenderar: mätarställning vid årets början och slut, registreringsnummer, datum, mätarställning per resa, sträcka, adresser, ärende, besökt företag och kontaktperson, förare och tankning. Hela genomgången finns på sidan om vad Skatteverket kräver av en körjournal.
3. Bestäm rytmen. Journalen ska föras löpande. Sätt en fast tidpunkt, till exempel varje månadsskifte, då journalen lämnas in.
4. Attestera. Låt en chef eller ekonomiansvarig granska journalen innan den ligger till grund för milersättning eller förmånsredovisning.
5. Arkivera. Spara journalen till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Efterbeskattning kan som huvudregel ske inom sex år.

Flera bilar och flera förare

När flera förare delar på samma bil räcker det inte att journalen visar resorna – den måste också visa vem som körde. Gränsen för ringa privat användning gäller per person, och milersättning betalas till den som körde. En journal per bil och år, med en kolumn för förare, är enklast att stämma av. För delade fordon beskriver guiden om poolbilar nycklar, bokning och förarident.

Med många fordon blir handpåläggningen snabbt en kostnad i sig. Tidskalkylatorn på startsidan visar ett räkneexempel för hur många timmar per år manuell journalföring kan ta. Skillnaderna mellan appar och enheter i bilen finns på sidan om app eller hårdvara.

Frågor att ställa innan ni väljer verktyg

Går det att exportera till lönesystemet? Finns attest? Loggas ändringar i efterhand? Var lagras datan? Vad händer med historiken vid uppsägning? Vi har samlat tolv sådana frågor under registret på jämförelsesidan, där leverantörerna står i alfabetisk ordning utan betyg. Läs även GDPR och körjournalpolicy för anställda och körjournal för servicebil och lätt lastbil när ni planerar rutinen.

Vanliga frågor

Vem ansvarar för körjournalen i ett företag?

Föraren för journalen, men arbetsgivaren ansvarar för att förmåner och milersättning redovisas rätt. I praktiken behöver företaget en rutin för hur journalen förs, granskas och sparas.

Hur länge ska företaget spara körjournalerna?

Körjournalen är räkenskapsinformation och ska enligt bokföringslagen sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Vad kostar ett fel i körjournalen?

Utöver den skatt som ska betalas kan skattetillägg tas ut: 40 procent av den undandragna skatten vid inkomstskatt och 20 procent vid arbetsgivaravgifter med mera.

Varför är fåmansbolag särskilt utsatta?

I ett bolag med en eller ett par ägare är gränsen mellan bolagets bil och familjens bil otydlig, och vid dispositionsrätt presumeras privat användning. Det ställer höga krav på att journalen förs löpande och är fullständig.

Behöver varje bil en egen körjournal?

Skatteverket kräver ingen viss form, men registreringsnummer och mätarställningar hör till det rekommenderade innehållet. Det enklaste är därför en journal per bil och år, med en kolumn för förare. En gemensam logg för flera bilar går att föra om varje resa tydligt anger bil och förare, men den blir svårare att stämma av mot mätarställningarna.

Måste körjournalen attesteras, och av vem?

Det finns inget krav på attest i Skatteverkets rekommendationer. Men eftersom journalen ligger till grund för milersättning och förmånsredovisning är det god intern kontroll att en chef eller ekonomiansvarig granskar den innan lönekörningen. I ett fåmansbolag där ägaren själv kör kan en redovisningskonsult göra en motsvarande avstämning.

Vad händer med körjournalen när en förare slutar mitt i året?

Journalen avslutas med mätarställningen den dag föraren lämnar bilen, och den ska sparas lika länge som övrig räkenskapsinformation. Nästa förare börjar med en ny mätarställning. Gränsen för ringa privat användning gäller per person, så varje förares resor behöver kunna skiljas ut för hela perioden.

Är kraven olika för aktiebolag och fåmansbolag?

Reglerna för körjournal, förmånsvärde och milersättning är desamma. Skillnaden är praktisk: i ett fåmansbolag är ägaren ofta både förare och den som attesterar, och presumtionen om privat användning vid dispositionsrätt gör att journalen behöver vara särskilt fullständig.