Körjournal: app eller enhet i bilen?

Två sätt att fånga en resa

En elektronisk körjournal måste lösa ett grundproblem: någon eller något måste veta att bilen just körde från A till B. Det finns två sätt att lösa det. Antingen används telefonen, som föraren ändå har med sig, eller används en enhet i bilen som är kopplad till fordonet.

En app upptäcker resor genom telefonens rörelsesensorer och positionsdata, ibland med hjälp av en Bluetooth-sändare i bilen som talar om att just det fordonet används. Det gör appen billig att komma igång med – det krävs ingen hårdvara och ingen installation. Priset är att registreringen är beroende av telefonens och användarens beteende.

En enhet i bilen sitter i OBD-uttaget, i 12V-uttaget, på batteriet eller fast monterad. Den registrerar resan när fordonet körs, oberoende av vem som sitter bakom ratten och vilken telefon som är med. Det kräver hårdvara och normalt ett abonnemang, men flyttar ansvaret för registreringen från människa till fordon.

Var appar tappar resor

1. Föraren glömmer

Den mest triviala och samtidigt vanligaste orsaken. En app som kräver att resan startas manuellt kommer att missa resor, inte för att någon slarvar medvetet utan för att en kort resa till grossisten inte upplevs som ett administrativt moment. Effekten blir inte att en resa saknas, utan att mätarställningen inte stämmer – och den luckan syns.

2. Batterisparläge och bakgrundsrättigheter

Både iOS och Android begränsar vad appar får göra i bakgrunden, och batterisparläge begränsar det ytterligare. En app som stoppats från att arbeta i bakgrunden kan inte upptäcka att en resa pågår. Det värsta med felet är att det är tyst: föraren tror att journalen förs, och upptäcker luckan först när månaden ska stämmas av.

3. Flera förare i samma bil

Delas ett fordon mellan flera personer måste rätt persons app registrera rätt resa. I praktiken blir det antingen dubbletter eller luckor. Eftersom gränserna för ringa privat användning gäller per person, och förare ska framgå av journalen, är det här den situation där appar oftast kommer till kort.

4. Telefonbyte och avinstallation

Ett telefonbyte mitt i året, en utloggning efter en uppdatering eller en anställd som slutar kan skapa ett hål i historiken. Fråga alltid hur historiken bevaras och exporteras oberoende av en enskild telefon – det är en av frågorna i vår checklista till leverantörerna.

När en app räcker

En app är ofta rätt val när tre villkor är uppfyllda samtidigt: det är ett fordon och en förare, körningen är regelbunden och likartad, och det finns en anledning som håller rutinen vid liv – till exempel att milersättningen betalas ut mot underlaget varje månad. Då är utbetalningen den påminnelse som gör att resorna faktiskt förs.

Ett typexempel är en anställd eller egenföretagare som kör sin privata bil i tjänsten och vill få ut den skattefria milersättningen. Beloppen och reglerna finns under vad Skatteverket kräver, och Cartracker har samlat det praktiska kring utbetalningen på sin sida om milersättning.

När enheten i bilen är det som löser problemet

Behovet av en enhet kommer sällan från en funktion, utan från en situation. Fyra situationer återkommer.

• Förmånsbil där ringa privat användning ska visas. Här är varje saknad resa ett problem, eftersom bevisbördan ligger på föraren.
• Flera fordon. Administrationen växer linjärt med antalet bilar, och det är den som blir dyr – räkna på det med tidskalkylatorn på startsidan.
• Flera förare per fordon. Fordonet som utgångspunkt är mer robust än telefonen som utgångspunkt.
• Underlag som ska in i lön varje månad. Då behövs attest och export, inte skärmbilder.

Var noga med en sak: en enhet i bilen löser registreringen, inte klassningen. Fördelningen mellan tjänst och privat görs fortfarande av en människa, och resan mellan bostad och arbete är privat oavsett hur den registrerades. Det är den vanligaste felkällan i automatiskt förda journaler.

Integritet och privatläge

En enhet som registrerar allt bilen gör registrerar också privata resor. De flesta lösningar erbjuder därför ett privatläge där en privat resa markeras utan att exakta adresser visas för arbetsgivaren. Hur det fungerar skiljer sig mellan leverantörer, och det är en fråga som bör ställas skriftligt innan avtal – både av integritetsskäl och för att journalen ändå ska hålla som underlag. Frågan finns med bland de tolv frågorna i leverantörsregistret.

Så avgör du

Ställ en enda fråga: vad händer den dag ingen kommer ihåg? Är svaret att resan ändå registreras är lösningen robust. Är svaret att resan försvinner behöver ni antingen en rutin som verkligen håller, eller en lösning som inte beror på rutinen. Det är den skillnaden som förtjänar att väga tyngst – tyngre än funktionslistor och tyngre än skillnaden i månadskostnad, som kan ätas upp av en enda felklassad bilförmån.

Cartracker har skrivit om det praktiska i hur man för en körjournal.

Vanliga frågor

Registrerar en app resorna automatiskt?

Delvis. Många appar kan upptäcka att en resa pågår med hjälp av telefonens sensorer eller Bluetooth, men registreringen förutsätter att appen är installerad, inloggad och tillåten att arbeta i bakgrunden. Är något av det inte uppfyllt blir resan inte förd.

Varför missar appar resor?

Tre orsaker återkommer: föraren glömmer att starta resan eller har inte appen aktiv, telefonens batterisparläge stoppar bakgrundsaktiviteten, och vid flera förare i samma bil är det oklart vems telefon som ska registrera resan.

Behöver enheten installeras av en tekniker?

Det beror på lösningen. Enheter som sitter i OBD-uttaget eller 12V-uttaget sätts normalt i av föraren själv, medan fast monterade och batterianslutna enheter oftare installeras av en tekniker. Vilka varianter respektive leverantör anger framgår i vårt leverantörsregister.

När räcker en app?

När det är ett fordon och en förare, körningen är regelbunden och rutinen sitter – exempelvis egen bil med milersättning. Då är appens svaghet, att den bygger på förarens vana, mindre allvarlig eftersom det bara finns en vana att upprätthålla.

Ger en enhet i bilen en säkrare körjournal?

En enhet flyttar registreringen från människan till fordonet, vilket minskar risken att resor aldrig blir förda. Den tar däremot inte över klassningen tjänst eller privat, och den gör inte journalen godkänd – Skatteverket godkänner inte enskilda lösningar, det är innehållet som avgör.