Körjournal i Excel, Google Kalkylark och Numbers

Varför kalkylarket fortfarande fungerar

Ett kalkylark är ett fullt giltigt sätt att föra körjournal. Skatteverket kräver ingen särskild blankett eller något visst format, utan att uppgifterna går att lita på: datum, mätarställningar, adresser, ärende och vem som besöktes. Allt det får plats i ett vanligt kalkylark, och fördelen jämfört med papper är att summeringen sköter sig själv när formlerna väl är på plats.

Kalkylarket passar särskilt bra för den som kör ett fordon, har regelbundna resor och redan arbetar i Excel, Google Kalkylark eller Numbers i jobbet. Filen kan ligga i telefonen, på datorn och i molnet samtidigt, och den kan skrivas ut när någon vill se underlaget på papper. Det som krävs är samma disciplin som med papper: varje resa förs in samma dag, med avläst mätarställning och ett ärende som går att kontrollera i efterhand.

På mallsidan laddar du ner mallen och läser vad varje fält betyder. Den här sidan tar vid där mallsidan slutar: hur filen öppnas utan att tecknen blir fel, hur du får fram tjänstemil och privata mil automatiskt, hur du låser kolumnen Tjänst/privat så att den alltid stavas likadant, och hur du kontrollerar att ingen resa saknas. Vill du först få en överblick över alla sätt att föra journal, börja på startsidan.

Öppna CSV-filen rätt

Mallen sparas som UTF-8 med BOM och har semikolon som avgränsare. Det är det format svenska installationer av kalkylprogram normalt förväntar sig, men alla program tolkar inte filen på samma sätt när den bara dubbelklickas fram.

Excel: nyare versioner av Excel för Microsoft 365 öppnar oftast filen korrekt direkt. Äldre versioner kan visa allt i en enda kolumn eller visa å, ä och ö som konstiga tecken. Välj då Data > Från text/CSV, ange UTF-8 som filursprung och semikolon som avgränsare, och kontrollera förhandsgranskningen innan du läser in filen.

Google Kalkylark: skapa ett tomt kalkylark och välj Arkiv > Importera > Ladda upp. Välj filen och ange ”Avgränsare: semikolon” i stället för att låta programmet gissa. Då hamnar varje fält i sin egen kolumn.

Numbers: välj Arkiv > Öppna. Numbers tolkar oftast avgränsaren automatiskt, men kontrollera att varje kolumn hamnat rätt – att Datum står i en kolumn och Mätarställning start i nästa – innan du fyller i något. Det är lättare att rätta en felaktig import nu än ett halvår in på året.

Formler som summerar tjänstemil och privata mil automatiskt

Kolumnerna i mallen ligger i denna ordning: A Datum, B Mätarställning start, C Mätarställning slut, D Km, E Startadress, F Slutadress, G Ärende/syfte, H Besökt företag/person, I Tjänst/privat, J Förare och K Tankning. Med den ordningen kan du lägga summeringarna i ett eget område till höger, eller på ett separat blad.

Sträckan i kolumn D kan räknas ut i stället för att skrivas in: =C2-B2 på första raden, kopierad nedåt. Då blir sträckan alltid exakt skillnaden mellan mätarställningarna.

Tjänstekörningen för hela journalen:

=SUMMA.OM(I:I;"Tjänst";D:D)

Den privata körningen:

=SUMMA.OM(I:I;"Privat";D:D)

Vill du ha tjänstekörningen för en enskild månad, till exempel mars 2026, lägger du till datumvillkor med SUMMA.OMF:

=SUMMA.OMF(D:D;I:I;"Tjänst";A:A;">="&DATUM(2026;3;1);A:A;"<"&DATUM(2026;4;1))

Kolumnen Km är i kilometer, så dela summan med tio för att få mil. Google Kalkylark med svenskt språkval använder samma svenska funktionsnamn. Med engelskt språkval heter funktionerna SUMIF och SUMIFS och argumenten skiljs ofta med kommatecken i stället för semikolon. Excel följer på samma sätt programmets språk.

Skydda formlerna och strukturen

Ett kalkylark är lätt att ändra, och det är både dess styrka och dess svaghet. En formel som av misstag skrivs över med ett tal slutar räkna utan att någon märker det, och en rad som sorteras om för sig själv kan få fel mätarställning bredvid fel datum. Lägg därför summeringarna och avstämningen på ett eget blad eller i ett eget område, och skydda de cellerna. I Excel görs det under Granska > Skydda blad, i Google Kalkylark under Data > Skyddade blad och områden och i Numbers genom att låsa objektet.

Sortera aldrig bara en kolumn i taget. Markera hela tabellen innan du sorterar på datum, så att varje resa behåller sina egna uppgifter. Lägg gärna till en kontrollformel per rad som visar om mätarställning start är lika med föregående rads mätarställning slut, till exempel =B3=C2. Visar raden FALSKT finns ett glapp mellan två resor, och då vet du exakt var du ska leta. Spara också en kopia av filen vid varje månadsskifte. Om något går fel senare kan du då jämföra med en version du vet var korrekt, och du har ett naturligt arkiv att spara tillsammans med övrig räkenskapsinformation.

Datavalidering för kolumnen Tjänst/privat

Formlerna ovan räknar bara rader där kolumn I innehåller exakt ”Tjänst” eller exakt ”Privat”. Skriver någon ”tjänst”, ”Tj” eller ”Tjänsteresa” räknas raden inte med, och summan blir fel utan att det syns. Lös det med en lista. Markera kolumn I och välj Data > Datavalidering i Excel, eller Data > Datavalidering i Google Kalkylark. Välj ”Lista” och ange värdena Tjänst och Privat. I Numbers gör du motsvarande med cellformatet Popupmeny. Därefter kan kolumnen bara fyllas i på ett sätt.

Stäm av mot mätarställningen

Överst i den utskrivna mallen på mallsidan finns fält för mätarställningen vid årets början och slut. Samma två tal är din viktigaste kontroll i kalkylarket: summan av alla resor i kolumnen Km ska vara lika med mätarställningen vid årets slut minus mätarställningen vid årets början. Lägg de två talen i egna celler och ge dem namn, och skriv sedan:

=SUMMA(D:D)=(mätarställning_slut-mätarställning_start)

Formeln visar SANT när allt stämmer och FALSKT när det inte gör det. En differens är precis det en granskning brukar fråga om: kilometer som bilen bevisligen har kört men som inte finns med som vare sig tjänsteresa eller privat resa. Hittar du differensen själv kan du leta upp luckan medan resorna fortfarande finns i minnet.

Dela kalkylarket med flera

När flera förare använder samma bil, eller när lönekontoret behöver underlaget, är det frestande att mejla filen fram och tillbaka. Det skapar snabbt flera versioner där ingen vet vilken som är rätt. Lägg i stället filen i OneDrive, Google Kalkylark eller iCloud och dela en länk. Låt en person äga originalfilen, och låt andra lägga till rader eller kommentera i samma fil. Lönekontoret kan få läsbehörighet och hämta summeringen när det behövs.

När kalkylarket blir ett eget arbetsmoment

Kalkylarket fungerar så länge någon kommer ihåg att fylla i det. Med många fordon eller förare blir avläsning, inmatning och avstämning ett eget moment varje månad. Ett alternativ är att låta en enhet i bilen registrera resorna automatiskt i stället för att föra dem för hand i ett kalkylark.

Skatteverket godkänner eller certifierar inte körjournalsprogram eller kalkylark. Det är innehållet och tillförlitligheten som avgör, inte verktyget. Vad journalen ska innehålla hittar du under Skatteverkets regler för körjournal.

Vanliga frågor

Vilket program ska jag välja för körjournalen?

Det program du redan använder och har tillgång till där du är. Excel, Google Kalkylark och Numbers kan alla öppna mallen, summera med formler och delas med andra. Det som avgör är att journalen förs löpande och att uppgifterna är fullständiga, inte vilket program den förs i.

Varför blir å, ä och ö fel när jag öppnar CSV-filen?

Programmet har då gissat fel teckenkodning eller avgränsare. Mallen är sparad som UTF-8 med BOM och semikolon som avgränsare. Importera filen via Data > Från text/CSV i Excel, eller via Arkiv > Importera i Google Kalkylark, och ange UTF-8 och semikolon.

Hur summerar jag tjänstemil och privata mil automatiskt?

Med SUMMA.OM på kolumnen Tjänst/privat: =SUMMA.OM(I:I;"Tjänst";D:D) ger tjänstekörningen och =SUMMA.OM(I:I;"Privat";D:D) den privata. För en viss månad används SUMMA.OMF med datumvillkor på kolumn A.

Hur stämmer jag av att ingen resa saknas?

Jämför summan av kolumnen Km med skillnaden mellan mätarställningen vid årets slut och vid årets början. Är de lika visar avstämningsformeln SANT. En differens betyder att en resa saknas eller att en siffra är fel.

Kan flera personer fylla i samma fil?

Ja, om filen delas via OneDrive, Google Kalkylark eller iCloud. Låt en person äga originalfilen och låt andra lägga till rader i den, i stället för att flera kopior cirkulerar. Ändringshistoriken visar då vem som ändrade vad och när.

Är ett kalkylark godkänt av Skatteverket?

Skatteverket godkänner eller certifierar inte körjournalsprogram eller kalkylark. Det är innehållet och tillförlitligheten som avgör, inte verktyget. Ett kalkylark med de rekommenderade uppgifterna, förda löpande, är ett lika giltigt underlag som papper.