Körjournal mall – gratis att skriva ut eller ladda ner

Så fyller du i mallen, fält för fält

Fälten följer de uppgifter Skatteverket rekommenderar att en körjournal innehåller. Det finns inget krav på en särskild blankett, men varje fält som lämnas tomt gör journalen svagare som underlag. Gå igenom listan en gång innan du börjar – då slipper du korrigera ett halvår i efterhand.

Datum

Datum då resan gjordes. Skriv in resan samma dag – en journal som förs löpande väger tyngre i efterhand än en som sammanställs i klump.

Mätarställning start

Bilens mätarställning när resan börjar, i hela kilometer. Den första raden för året ska stämma med den mätarställning du noterat vid årets början.

Mätarställning slut

Mätarställningen när resan avslutas. Nästa resa börjar normalt på samma tal; ett hopp mellan två rader betyder att en resa saknas.

Km

Skillnaden mellan slut- och startmätarställning. Undvik runda schablonsiffror – de signalerar uppskattning snarare än avläsning.

Startadress

Var resan började, med gatuadress och ort. ”Kontoret” räcker inte om en granskare ska kunna följa resan.

Slutadress

Var resan slutade, på samma detaljnivå. Vid flera stopp under samma dag förs varje delresa som en egen rad.

Ärende/syfte

Varför resan gjordes, formulerat så att det går att kontrollera mot annan dokumentation: kund, ärendenummer, uppdrag eller fakturareferens.

Besökt företag/person

Vilket företag som besöktes och vem du träffade. Fältet är det som gör ärendet verifierbart.

Tjänst/privat

Klassningen av resan. Kom ihåg att resor mellan bostad och arbete räknas som privata resor.

Förare

Vem som körde. Behövs alltid när flera personer använder samma fordon, eftersom gränserna för ringa privat användning gäller per person.

Tankning

Tankad mängd och belopp. Tankningar är en oberoende avstämningspunkt mot körsträckan.

Det ifyllda exemplet, rad för rad

Exempelraden i mallen visar nivån på detaljer som gör en resa verifierbar. Datumet är resans datum. Mätarställningarna 48 210 och 48 274 ger 64 kilometer, och siffran är avläst snarare än uppskattad. Adresserna är fullständiga i båda ändar. Ärendet innehåller ett ärendenummer som går att koppla till en faktura, och det besökta företaget anges med kontaktperson. Resan är klassad som tjänsteresa, föraren är namngiven och tankningen är noterad med både liter och belopp.

Jämför den raden med ”12/3, Växjö, möte, 6 mil”. Den andra varianten kan vara helt korrekt i sak, men den går inte att kontrollera – och i en granskning är det kontrollerbarheten som avgör.

Utskrift, A4 liggande och praktiken i bilen

Sidan är förberedd för utskrift i A4 liggande, vilket behövs för att alla elva kolumner ska få plats i läsbar bredd. Menyer, knappar och sidfot skrivs inte ut. Skriv ut ett ark per fordon och månad och fäst det i bilen – tröskeln för att fylla i en rad ska vara lägre än tröskeln att skjuta upp det.

Ett ark rymmer femton rader inklusive exempelraden. Vid daglig körning behöver du fler ark per månad; skriv hellre ut några för mycket än för få, eftersom en resa som inte får plats är en resa som inte blir förd.

CSV-filen och Excel

Knappen ovan skapar filen direkt i webbläsaren – ingenting skickas någonstans och inga uppgifter lämnas. Filen har semikolon som avgränsare och BOM för svensk teckenkodning, så att å, ä och ö visas rätt när den öppnas i Excel. Den innehåller rubrikrad, exempelraden och fyrtio tomma rader.

Arbetar du helst i Excel finns även Cartrackers Excel-mall för körjournal att ladda ner. Vill du läsa på om vad som ska dokumenteras och varför innan du börjar fylla i något, börja med reglerna.

När en mall inte räcker längre

En mall är rätt verktyg för ett fordon och en förare med regelbundna resor. Den slutar fungera när tre saker inträffar: fordonen blir fler, förarna blir fler eller underlaget ska in i lönekörningen varje månad. Då blir sammanställningen ett eget arbetsmoment, och risken för glömda resor ökar med varje fordon.

Vad det innebär i tid kan du räkna på med tidskalkylatorn på startsidan, och skillnaden mellan att låta föraren registrera resorna och att låta bilen göra det beskrivs under app eller enhet i bilen.

Vanliga frågor

Är mallen gratis att använda?

Ja. Du kan skriva ut sidan, ladda ner mallen som CSV och använda den i din verksamhet utan kostnad och utan att lämna några uppgifter.

Hur öppnar jag CSV-filen i Excel?

Ladda ner filen och öppna den i Excel eller ett annat kalkylprogram. Filen är sparad med semikolon som avgränsare och svensk teckenkodning, vilket är det format svenska Excel-installationer normalt förväntar sig.

Hur många rader behöver jag?

En rad per resa. Vid flera stopp samma dag förs varje delresa som en egen rad, eftersom start- och slutadress ska framgå för varje resa.

Måste jag fylla i alla kolumner?

Kolumnerna följer de uppgifter Skatteverket rekommenderar. Det finns inget krav på en viss blankett, men varje fält du hoppar över gör journalen svagare som bevisning – särskilt mätarställningarna och ärendet.

Var noterar jag mätarställning vid årets början och slut?

Överst på den utskrivna mallen finns fält för registreringsnummer, år samt mätarställning vid årets början och slut. De uppgifterna är avstämningen mot summan av alla förda resor.